Khi chia sẻ màn hình trên Teams, không chỉ là việc sử dụng một kỹ năng hữu ích mà còn giúp tăng cường tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào một số thao tác cơ bản để thực hiện việc này, mở rộng khả năng sử dụng ứng dụng Teams của bạn.
Cách chia sẻ màn hình trên Teams
Cách chia sẻ màn hình trên Teams bạn chỉ cần thực hiện một số bước đơn giản:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp cần chia sẻ màn hình.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “Chia sẻ” – đây là nút có màu đỏ, thường nằm gần nút “Rời cuộc gọi” ở phía trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E để thực hiện việc này.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút “Chia sẻ”, một menu xuất hiện với các lựa chọn khác nhau cho việc chia sẻ màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình, cửa sổ ứng dụng cụ thể, hoặc thậm chí chỉ một tab trình duyệt nếu cần.
Cách chia sẻ màn hình trên Teams, nếu bạn lựa chọn “Màn hình,” toàn bộ màn hình máy tính sẽ được chia sẻ. Tuy nhiên, khi chọn “Cửa sổ,” chỉ cửa sổ ứng dụng cụ thể bạn đang sử dụng mới được hiển thị.
Teams cung cấp lựa chọn “PowerPoint” để trình diễn bản trình bày bạn đã tạo và “Duyệt” để truy cập các tệp đã lưu trữ trên máy tính. Bên cạnh đó, nút “Bao gồm âm thanh máy tính” cho phép bạn điều chỉnh âm thanh cùng với màn hình hoặc cửa sổ bạn chia sẻ.
Bước 4: Khi nhấp chia sẻ, màn hình hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết thiết bị, một đường viền màu đỏ sẽ bao quanh phần nội dung được chia sẻ. Ở phía đỉnh màn hình, thanh công cụ hiển thị các tùy chọn khác nhau sẽ xuất hiện.
Để cho phép thành viên khác trong cuộc họp kiểm soát màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm gần tùy chọn “Dừng trình bày”. Điều này giúp dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bạn không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả ở bước trước, đừng lo lắng, bạn vẫn có thể dễ dàng dừng việc chia sẻ màn hình của mình. Chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ”, biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong. Nút này nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý trong cách chia sẻ màn hình trên Teams
Cách chia sẻ màn hình trên Teams, đừng quên những điều quan trọng sau:
- Chỉ chia sẻ với người bạn muốn: Trong cuộc họp nhóm, chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và hạn chế chia sẻ thông tin nhạy cảm.
- Quản lý thông báo: Trước cuộc họp quan trọng, tắt thông báo từ các ứng dụng để không làm phiền màn hình chia sẻ.
- Kiểm soát chỉnh sửa: Sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ ứng dụng cụ thể và ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung.
- Đảm bảo kết nối ổn định: Chắc chắn rằng kết nối Internet của bạn ổn định và có tốc độ đủ để hỗ trợ chia sẻ màn hình.
- Kết thúc chia sẻ: Nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi kết thúc. Điều này sẽ ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc share màn hình trên Teams
>>> Xem thêm: Khái niệm và ý nghĩa của tín hiệu mạng di động
Biết cách chia sẻ màn hình trên Teams mang lại nhiều ưu điểm hữu ích:
- Tương tác và Đồng bộ: Tạo sự tương tác và đồng bộ cao hơn trong cuộc họp, mọi người có thể trực tiếp theo dõi và chia sẻ thông tin trên cùng một màn hình.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu suất: Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc, loại bỏ việc gửi tài liệu qua email hoặc trao đổi nội dung một cách trực tiếp.
- Hướng dẫn từ xa: Đơn giản hóa quá trình giảng dạy và hướng dẫn từ xa, không cần phải tập trung trực tiếp.
- Cộng tác và Chia sẻ thông tin: Hỗ trợ việc cộng tác và trao đổi thông tin dễ dàng hơn, cho phép chia sẻ tài liệu và ứng dụng nhanh chóng.
- Linh hoạt và Làm việc từ xa: Tăng cường tính linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa, góp phần giảm chi phí vận hành văn phòng của các doanh nghiệp.
Cách chia sẻ màn hình trên Teams trở nên dễ dàng và có hiệu quả. Chỉ cần làm theo hướng dẫn, bạn sẽ khám phá được sự tương tác và linh hoạt tuyệt vời trong các cuộc họp trực tuyến của mình. Hãy khởi đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn.
